Kullanım Kılavuzu

1. Roller

BaretApp'te her firma kendi çalışma alanına sahiptir. Bir firma başka bir firmaya bağlandığında onun tedarikçisi olur; ayrı bir "tedarikçi hesabı" türü yoktur, ilişki bağlantıyla kurulur.

2. Başlangıç

Bu tanımlar kurum geneli ortaktır: bir kez yapılır, ekibin tamamı aynı listeyi görür.

3. Ekip ve tedarikçi bağlama

Ekibinizi davet edin

Ayarlar bölümünden e-posta adresiyle davet gönderirsiniz. Davet edilen kişi kaydolduğunda otomatik olarak çalışma alanınıza bağlanır ve seçtiğiniz rolle başlar.

Tedarikçi (taşeron) bağlama

Tedarikçinizin kendi çalışma alanı vardır. Bağlantı kurulduğunda tedarikçi, sizin sahalarınızda iş izni açabilir; siz de o iznin onay sırasına girersiniz. Tedarikçinin kendi personeli, kendi evrakları ve kendi kayıtları kendisinde kalır.

4. Personel evrakları

Evrak yükleme

Dokümanlar bölümünden belge tipi seçilir, dosya (PDF veya görsel) eklenir ve son geçerlilik tarihi girilir. Saha görevlisi kendi evrakını yüklerken kime ait olduğu sorulmaz; kayıt otomatik olarak kendisine bağlanır.

Birden fazla firmada çalışan biri yükleme yaparken hangi firma için yüklediğini seçer. Evrak o firmanın kaydına girer ve onayı da o firma verir.

Onay kuralı

Evrak, ait olduğu firmanın yönetimine onaya gider: önce İSG uzmanına, o firmada İSG uzmanı yoksa firma sahibine. Evrağı zaten yönetim eklediyse ayrıca onay aranmaz.

Geçerlilik takibi

Son geçerlilik tarihi girilen belgeler süresi dolduğunda kendiliğinden "süresi dolmuş" sayılır ve panoda kritik olarak işaretlenir. Kayıtta yazan durum ne olursa olsun tarih esas alınır.

5. İş izinleri

Tedarikçi olarak izin açıyorsanız saha listesi, iş yapacağınız ana işverenin tanımladığı çalışma alanlarından gelir.

6. Onay zinciri

Her firma kendi onay sırasını tanımlar. Yaygın kurulum şudur:

1. İSG Uzmanı → 2. İzin Yetkilisi

İSG uzmanı onayladığında izin kapanmaz; sıra izin yetkilisine geçer ve izin "onay bekliyor" durumunda kalır. İzin ekranında hangi aşamada olduğu yazar: "İSG Uzmanı onayladı · şimdi İzin Yetkilisi" ve yanında kaçıncı aşamada olduğu görünür.

Aynı sıra numarasını paylaşan roller tek aşamadır: aralarında öncelik yoktur, izni aynı anda görürler, ama aşamanın kapanması için her rolden bir onay gerekir. Bir rolde birden fazla kişi varsa o rol için birinin onayı yeterlidir.

Herhangi bir aşamada verilen ret, zinciri durdurur.

7. Ramak kala ve olay bildirimi

Sahadan herkes ramak kala bildirebilir: olayın yeri, tarihi, açıklaması ve fotoğrafı eklenir. Bildirimler İSG ekibine düşer, oradan gerekirse düzeltici faaliyet açılır.

Amaç ceza değil kayıt: bildirilen her ramak kala, tekrarlanmadan önce önlem alma fırsatıdır.

8. Risk değerlendirme ve DÖF

Risk değerlendirmeleri 5x5 matrisle puanlanır (olasılık × şiddet). Yüksek çıkan riskler ayrıca işaretlenir ve yeniden değerlendirme tarihi geldiğinde hatırlatılır.

DÖF (düzeltici ve önleyici faaliyet) kayıtlarında sorumlu kişi, termin tarihi ve kapanış kanıtı tutulur. Termin yaklaştığında sorumluya hatırlatma gider.

9. Raporlar ve denetim izi

Raporlar bölümünden evrak durumu, iş izinleri ve olay kayıtları PDF veya Excel olarak dışa aktarılır. Denetime giderken bu çıktılar kullanılır.

Denetim izi, sistemde kimin neyi ne zaman değiştirdiğini tutar. Bu kayıt kullanıcı tarafından silinemez.

10. Abonelik

Ücretlendirme aktif baret başınadır. Bir takvim ayında en az bir kez sisteme giren, izin başvurusu veya onayı yapan ya da ramak kala açan her kullanıcı o ay aktif sayılır. Pasif kullanıcı için ücret alınmaz. En az 5 baret uygulanır.

1 yıl ücretsiz deneme vardır ve kart istenmez. Sonrasında aylık 49,99 TL ya da yıllık ödemede 39,99 TL (aktif baret başına, KDV dahil).

Ödeme yapılmazsa hesap 30 gün salt-okunur moda geçer: verilerinizi görür ve indirirsiniz, yeni kayıt ekleyemezsiniz. Sürenin sonunda hesap kilitlenir, veriler silinmez.

11. Sık sorulan sorular

Şifremi unuttum

Giriş sayfasındaki "Şifremi unuttum" bağlantısından sıfırlama e-postası istenir.

Bir kişi iki firmada çalışıyor, ne olur?

Her iki firmaya da bağlanabilir. Evrak yüklerken hangi firma için yüklediğini seçer; izinlerde ise kendisine atanan bütün izinleri tek listede görür.

Tedarikçimin personel evrakını neden göremiyorum?

Aranızda açılmış bir iş izni yoksa göremezsiniz. İzin açıldığında evraklar görünür olur ve izin bittikten sonra bir yıl daha erişilebilir kalır.

Mobil uygulama var mı?

Android uygulaması Google Play'de yayında. Web paneli ve mobil uygulama aynı veriyi kullanır.

Verilerimi silebilir miyim?

Hesap silme talebinizi hesap silme sayfasındaki adımlarla iletebilirsiniz.

Kılavuzda bulamadığınız bir konu olursa destek@baretapp.com adresine yazın.